Uno de los servicios que ofrece el Colegio de Administradores de Fincas es la atención de quejas o reclamaciones tanto de los propios colegiados como de usuarios o consumidores. En nuestra memoria anual se hace un balance estadístico de esas consultas que llegan al colegio y de su tratamiento y resolución.

En el año 2022, llegaron un total de 273 reclamaciones de las que 160 fueron derivadas a la Comisión de Atención a Colegiados y a Consumidores o Usuarios. De esas 160, al finalizar el año ya se habían resuelto un total de 142, es decir, el 88,75 % de las mismas.

Las 113 quejas que fueron remitidas a la Comisión Deontológica y Disciplinaria han dado lugar a la apertura de 113 diligencias informativas previas.

Respecto a los temas por los que se reciben más instancias de este tipo, destaca en primer lugar la falta de entrega de documentación o información. Es una reclamación recurrente tanto de presidentes de comunidad como de otros propietarios y de los propios administradores.

En el caso de las comunidades de propietarios, las quejas más repetidas tienen que ver además con una demora en la presentación de actas, retraso en la convocatoria de las juntas o descuadres en las liquidaciones de gastos.

Por su parte, los administradores elevan sus quejas al Colegio cuando consideran que hay algún tipo de competencia desleal entre colegiados, principalmente, por publicidad ilícita o por ofrecer sus servicios a una comunidad cuando esta aún no ha votado la no renovación del administrador actual.

Variedad de cuestiones, discrepancias y disconformidades que surgen en el día a día de la profesión y a las que el Colegio da respuesta de manera eficiente y rápida por el bienestar tanto de los colegiados como de los propietarios y propietarias administrados.

Son muchos los aspectos en los que una comunidad de vecinos evoluciona tanto a nivel administrativo como en cuanto a relaciones cuando se decide contar con un administrador de fincas.

¿En qué mejora una comunidad con un Administrador de Fincas?

• Mejoras en la administración y gestión del bien inmueble que administra. El Administrador realiza un correcto mantenimiento para que la administración sea rentable y no existan problemas administrativos.
• La mediación en los conflictos que ofrece un Administrador de Fincas es un papel que es complicado que ejerza cualquier otro vecino, ya que debe de posicionarse de un lado o de otro, mientras que la posición de un administrador siempre es imparcial.
• Un Administrador de Fincas colegiado tiene una experiencia y un bagaje previo que le posibilita la resolución de una serie de conflictos que pueden darse en una comunidad de vecinos.
• Aumenta la tranquilidad y el bienestar de los hogares. La seguridad de que todo se encuentra en buenas manos.
• ¿Es necesario cambiar las tuberías, buscar a una persona que se encargue de limpiar las zonas comunes, un jardinero, pintar la fachada…? El administrador de fincas tiene una cartera de proveedores para el mantenimiento de las instalaciones que pueden prepararle distintos presupuestos para elegir aquel que mejor se adapta a las necesidades que demandan los vecinos.
• Un Administrador de Fincas colegiado aporta la confianza de que todo se encuentra bajo control y que dispone de los medios para resolver cualquier contratiempo.
• Además, un administrador tiene constancia de las ayudas a las que puede optar la comunidad en caso de necesitarlas. También para avanzar en trámites administrativos.
• Una comunidad de vecinos necesita en muchos casos el asesoramiento que les ofrece un Administrador de Fincas. Por otra parte, es el administrador quien les representa a nivel administrativo o judicial y los vecinos no deben encargarse de este menester.

Si se pudiera realizar una comparativa entre la calidad que aporta a una vivienda el hecho de contar con un administrador de fincas y no contar con él, sin duda apreciaríamos toda la serie de beneficios, ventajas y tranquilidad que aporta contar con alguien que no solo gestione la parte administrativa de una comunidad sino que medie en los posibles conflictos y sea un apoyo de confianza para la resolución de problemas.

Un Administrador de Fincas Colegiado reúne una serie de valores, principios y formación que lo convierten en la persona adecuada para gestionar una propiedad.

Por ello, en el momento una comunidad es consciente de que necesita alguien que les administre y vele por el bienestar de las familias que allí residen, debe de buscar a la persona adecuada para ocupar dicho puesto.

Por lo general, el modo más sencillo de hallar un Administrador de Fincas que reúna dichos requisitos es poniéndose en contacto directamente con el Colegio de Administradores de Fincas. Este trámite se puede realizar de forma personal o rellenando el formulario de solicitud.

No obstante, es importante que el representante de la comunidad exponga las principales labores que deberá realizar su administrador, así como las peculiaridades a las que deberá enfrentarse en esa comunidad.

Es necesario, por lo tanto, que la comunidad realice previamente a la contratación de un administrador de fincas, una entrevista para conocer la trayectoria y la formación del mismo, así como su modo de trabajo y su trato con la gente.

Todos estos requisitos tienen una gran importancia antes de elegir a quien se va a encargar de administrar la tranquilidad de un hogar.

¿Cómo sabremos si estamos eligiendo bien a nuestro administrador de fincas?

Si el administrador de fincas que hemos elegido está colegiado disponemos del aval del Colegio, por lo tanto tenemos una confianza previa de que esta entidad ofrece unas garantías de que el administrador cuenta con una formación y está avalado por ellos.

Además, podemos realizar una entrevista previa en la que le expongamos diferentes problemas que se hayan dado con anterioridad en la comunidad para ver cómo procedería para su solución y de ese modo saber si es la persona que necesita, saber cómo sería su modo de mediar ante una discusión o para solucionar un problema administrativo con rapidez. También se debe conocer si el administrador cuenta con una red de contactos que le ayudarán a agilizar los diferentes procesos administrativos y el mantenimiento de los espacios comunes.

Se le pueden realizar una serie de preguntas y cuestiones en relación con su experiencia para conocerlo mejor, pues será sobre quien recaerá la labor de aportar tranquilidad y bienestar a los diferentes hogares que conforman la comunidad.

Los valores como la confianza, el bienestar y la tranquilidad en un hogar deben de ser compartidos. Y es que, el Colegio de Administradores de Fincas aporta estos beneficios a aquellas comunidades de vecinos que confían en ellos para que se encarguen de administrar sus bienes inmuebles.

Es por ello que estamos mostrando al exterior nuestra imagen y nuestra razón de ser. Hemos creado una nueva imagen que representa de la mejor forma nuestros valores y nuestro propósito de trabajo: Dos manos que protegen un hogar.

Y es que los administradores de fincas no solo se encargan de llevar las cuentas al día y mediar entre los vecinos de una propiedad sino que también se encargan de que esos propietarios no tengan que preocuparse por la protección de su bien más preciado: su familia.

Se puede resumir en que los Administradores de Fincas Colegiados administran viviendas pero también la tranquilidad que se respira dentro de cada uno de los hogares.

La imagen que representa la campaña es una casa formada por puntos rojos. Este conjunto de 38 puntos representa todos los Colegios de Administradores de Fincas que hay en España, lo que quiere trasladar un mensaje de unión tanto profesional como de sus valores y forma de trabajar.

Transmite los valores que aúnan sus más de 900 colegiados en Valencia y Castellón

Por lo tanto, no podemos más que evaluar como positiva la campaña, dado que la nueva imagen, en la que mostramos no solo las ventajas de disponer un administrador de fincas colegiado, sino que destacamos sus valores y garantías, ha tenido una buena acogida y consideramos que el público ha recibido correctamente el mensaje que pretendíamos transmitir.

Los posibles conflictos que se dan dentro del ámbito inmobiliario necesitan de una organización de carácter judicial que se encargue de solucionarlos y mediar para su rápida resolución.

Los árbitros son personas independientes de reconocido prestigio en el sector inmobiliario.

¿En qué casos actúa el Tribunal de Arbitraje Inmobiliario?

La Ley Ómnibus se encarga, entre otras cosas, de trasladar a los árbitros inmobiliarios todos los conflictos que se dan dentro del ámbito inmobiliario, de modo que se divide el trabajo y se reduce el exceso de casos que tienen los jueces. De este modo, los árbitros se encargan de algo en lo que están formados y especializados.

Estos casos se dan en momentos en que se ha realizado algún tipo de obra o mantenimiento en una propiedad y los vecinos no han quedado satisfechos, cuando se deben tomar medidas ante un propietario moroso, seguimiento de desahucios y mediación y ayuda en la resolución de conflictos y diferencias notables entre vecinos.

Por lo general, no son problemas de mucha importancia ni excesiva gravedad, pero suelen alargarse en el tiempo y por ello es importante que exista alguien especializado en ello.

¿Qué coste tiene el Arbitraje Inmobiliario?

Cuando las partes afectadas están de acuerdo en disponer de un árbitro que les ayude en la resolución de un problema o conflicto, deben de firmar junto a todos los datos y la exposición de su problema para que se les asigne un árbitro inmobiliario.

Los honorarios varían dependiendo del asunto en el que estén implicados. Los casos pueden variar en tiempo de trabajo, gravedad, investigaciones previas… Previamente, el Tribunal o la Corte de Arbitraje debe de aprobar estas minutas.

La mediación vecinal

Llega un momento en que quizás los conflictos o los problemas que se dan en una comunidad de vecinos no pueden ser simplemente mediados por un Administrador de Fincas y se necesita la ayuda especializada y con cierta formación en el terreno judicial y de derecho.

Así, que en casos en que el Administrador de Fincas Colegiado haya intentado mediar y resolver un conflicto de forma amistosa y no lo haya conseguido (o bien por gravedad o bien por diferencias entre los afectados) deben de pedir ayuda al Tribunal de Arbitraje Inmobiliario.

En el día a día las comunidades de vecinos se enfrentan a determinados problemas, incidencias y contratiempos para los cuales es necesario disponer de un Administrador de Fincas que esté formado y se tenga la garantía de que va a saber cómo solucionarlos, lo que se avala mediante el Colegio de Administradores de Fincas.

Ahora vamos a trasladarnos de estación, y de lugar de residencia, y ya no visualizamos a la familia en su hogar habitual, sino la que utilizan, por ejemplo, como residencia estival. Puede ser una urbanización situada cerca del mar.

Estas urbanizaciones suelen disponer de una piscina comunitaria, pistas de tenis o padel, jardines, parques y alguna zona multiusos donde realizar alguna fiesta durante el verano.

Si con los problemas que ofrece una residencia habitual es necesario disponer de un Administrador de Fincas, ¿no lo es en una residencia de verano?

Tengamos en cuenta que los problemas se pueden multiplicar durante estos meses, y más cuantos más bienes haya que administrar: control de plagas que aparecen con el calor, discusiones por el uso de zonas comunes, exceso de visitantes por parte de algunos vecinos, reparación del suelo de la piscina, aumento de gasto por el agua y la luz que se emplea en estas zonas…

Un Administrador de Fincas colegiado en este caso ofrece la garantía de que los administrados no se van a tener que preocupar por hallar la solución a esta serie de problemas, tan solo tendrán que trasladárselo, ya que él dispone de los proveedores adecuados para solucionar cada uno de ellos.

Además, el administrador es quien se encarga de mediar entre vecinos para resolver los conflictos habituales.

Durante estos meses de descanso los vecinos disponen de menos tiempo para ocuparse de la administración, algo que gestionará él mismo. Además, para cualquier incidencia o urgencia, se tiene la garantía de que estará disponible para prestar su ayuda.

Hablamos en muchas ocasiones de la calidad como un concepto poco demostrable y subjetivo, pero a veces cabe demostrar que realmente sí es de este modo.

Por ejemplo, decimos que un Administrador de Fincas colegiado se diferencia del resto porque el servicio que presta es de calidad.

Pero, ¿qué es la calidad en la Administración de Fincas?

No se trata de un concepto abstracto sino de algo que va regulado con un sello que lo verifica y que sería retirado en caso de no cumplir en un momento dado con los objetivos y los requisitos pertinentes. Se trata, por lo tanto, de un conjunto de elementos que han establecido conjuntamente La Universitat de Valencia y el Consejo Valenciano de Colegios de Administradores de Fincas.

¿Qué consideran imprescindible?

• En primer lugar una correcta gestión administrativa de las comunidades velando por la transparencia.

• Ofrecer a los clientes y administrados un buen trato y un excelente servicio.

¿Cuál es la finalidad del Referencial de Calidad?

La principal finalidad es que los Administradores de Fincas colegiados se diferencien del resto, por ello se les proporciona herramientas para que puedan desarrollar su estrategia de trabajo tanto a nivel interno como externo.

Conseguir con ello un mejor servicio para los usuarios, que es la principal vía por la que pueden diferenciarse y la vía por la que va a repercutir en una mejora de su imagen.

Beneficios de disponer del certificado de calidad AENOR para Administradores de Fincas colegiados

• Aportar ayuda al administrador en su doble vertiente como administrador de comunidades y como gerente de su negocio.
• Se crea una diferenciación de cara a los clientes y los posibles clientes.
• El Referencial de calidad ayuda también en la mejora de procesos y tiempos, la gestión interna y la atención que se presta a los clientes.
• El extracto de información que beneficia la toma de decisiones.

En definitiva, podemos determinar que la calidad es importante para los servicios que prestamos, pero también lo es que dispongamos de algo que lo acredite y que transmita esa confianza y ese saber hacer.

Los vecinos de la comunidad están preocupados, el nuevo presidente ha hablado de la Protección de Datos y nadie sabe qué es ni qué deberían hacer… ¿Cuántas veces rellenamos y firmamos un documento sin saber muy bien qué implica realmente? ¿Sabemos qué seguridad existe cuando compartimos nuestros datos personales? En la Comunidad de Vecinos la administración de fincas tiene la respuesta.

Los Administradores de Fincas tratan toda la información de las Comunidades de Vecinos que administran y se apoyan en la ley para proteger a los ciudadanos. Velar por la seguridad de las personas no es sólo tarea de superhéroes de cómics.

La protección de los datos con los que trabajan es una de las misiones de los administradores. Para ello se adhieren a la Ley Orgánica 15/1999, de Protección de Datos de Carácter Personal con la finalidad de proteger los derechos y las libertades de las personas físicas que aparecen en los ficheros, y obliga a que tanto su creación como su destrucción sea previamente comunicada a la Agencia Española de Protección de Datos. Cada comunicante recibirá un código, que no servirá para abrir una caja fuerte, pero sí para realizar modificaciones o darse de baja.

¿Qué obligaciones debe cumplir el Administrador de Fincas?

El Administrador de Fincas, como encargado de recoger, grabar o conservar, entre otras funciones, datos confidenciales, debe cumplir con una serie de obligaciones:

• Establecer el modo en que los datos serán tratados.
• Cumplir con unas normas previas de seguridad para el tratamiento de los datos. También para evitar que se sufran pérdidas, daños o cambios.
• En el caso de tener que ceder información para fines profesionales, previamente recibir el consentimiento o la autorización del responsable.
• En el momento haya terminado el servicio, los datos deben ser devueltos o destruidos.
• Está prohibido ceder los datos a terceras personas.
• Debemos inscribir un fichero cuando disponemos de cámaras de vigilancia en la comunidad.
• Debe existir un fichero en el que se incluyan datos sobre clientes, empleados o distintos proveedores.
• Cada vez que se vayan a utilizar los ficheros de información se deberá informar a los vecinos previamente a su uso.

Por último, el Administrador de Fincas tiene el deber de devolver o destruir los datos una vez finalice sus servicios con la comunidad de vecinos. Pero aunque nuestra relación termine podéis confiar en los administradores de fincas, nosotros siempre guardamos el secreto profesional.

Se suele hablar de las capacidades a nivel profesional que debe tener un buen administrador pero obviamos en muchas ocasiones que su personalidad influye directamente sobre su trabajo y sus valores cobran una gran importancia a la hora de desempeñarlo. Por ello, lo que una comunidad de vecinos espera encontrar en su Administrador de Fincas es una persona honesta, que les transmita la confianza y fiabilidad necesaria para dejar su hogar en sus manos, que sea paciente y sobre todo dedicada a su trabajo.

El principal propósito del administrador de fincas es velar por la seguridad y el bienestar de la comunidad que administra. Por ello, su relación, aparte de llevar la contabilidad y la administración de sus bienes, se basa en la confianza que se le deposita para que vele por uno de los bienes más preciados de una familia.

• Un administrador sabe cómo solucionar los problemas que se plantean de una forma metódica y justa. Ante todo, adaptándose al código deontológico del Colegio de Administradores de Fincas y encontrando la solución que beneficie a todos en la medida de lo que sea posible.
• Por ello, el administrador es una persona que se caracteriza por su empatía. Es capaz de ponerse en el lugar de los otros: aquella persona que tiene un problema o que demanda una solución.
• El Administrador de Fincas Colegiado tiene habilidades para comunicarse de todas las formas posibles. Se le entiende perfectamente en una reunión cuando es él quien expone, pero también cuando manda una circular o un aviso al resto de vecinos. Cuando estamos hablando de un hogar, no debe haber lugar para confusiones.
• Un Administrador de Fincas considera la comunidad que administra su lugar de trabajo y se dedica por entero a ello, para conseguir el bienestar y la tranquilidad de sus administrados, prestando atención de sus consultas y tratando de hallar soluciones.
• Dispone de una cartera de proveedores a los que recurrir cuando exista alguna avería o se tenga que realizar alguna reforma. También saber cómo solicitar ayudas y cómo acelerar ciertos trámites.
• Existen momentos en los que el administrador debe mediar entre vecinos o entre vecinos y proveedores o directamente saber lidiar cuando los vecinos están en contra de lo que el propio administrador propone para el beneficio de la comunidad.

Y es que, los conocimientos previos que disponga un Administrador de Fincas son tan importantes como las aptitudes innatas que tenga esta persona.

Desde el Colegio de Administradores de Fincas realizan una serie de cursos y convenciones para mantener al día a los colegiados de las últimas novedades en administración de fincas y los posibles problemas a los que pueden ir enfrentándose.

En el día a día de una comunidad de vecinos surgen situaciones que hacen alterar la tranquilidad y el buen ambiente que reina en rellanos y patios. En unas ocasiones se deben a problemas económicos o impagos por parte de algún vecino, en otras a discusiones por esa maceta que ha amanecido rota, o simplemente por tener diferentes puntos de vista de un mismo problema…

Los 5 problemas más comunes en una comunidad de propietarios

1. Ruidos y molestias. Es el problema más frecuente. La normalidad de un hogar o una comunidad de vecinos está en la tranquilidad y el ambiente sosegado. Es comprensible que a ciertas horas exista bullicio por la existencia de niños y por haber más tráfico de personas en las zonas comunes. Pero los problemas y las discusiones empiezan cuando se realizan ruidos o fiestas en horas intempestivas. También cuando hay animales que molestan durante la noche y no permiten al resto de vecinos conciliar el sueño con normalidad.
2. Llegar a acuerdos para alquiler de las zonas comunes. (Terraza, azotea, casa del portero…). Se debe votar a favor o en contra, ya que aporta dinero a la comunidad pero también puede provocar problemas.
3. Pago de facturas. Una situación común es encontrarnos con vecinos que, debido a su situación de desempleo, no pueden hacer frente a las facturas de la comunidad, vecinos que quieren estar exentos de pagar ciertas facturas y vecinos que son morosos. En este último caso es aconsejable actuar con cautela por si existiera algún tipo de error o problema, de lo contrario no obtendremos solución alguna. Entonces, deberemos proceder a enviar un burofax o un aviso. Si el problema persiste, se debe pagar el adeudo entre toda la comunidad para después proceder a realizar un juicio y, en última instancia, empezar el proceso de embargo.
4. Mejoras en la comunidad. La instalación de un ascensor suele ser una de las mejoras más comunes en una comunidad de vecinos. La aprobación de ésta debe someterse a votación mayoritaria de propietarios, quienes costearán la obra. Los propietarios de bajos o locales comerciales en planta baja pueden resultar exonerados de los pagos. Sin embargo, las obras para mejorar la accesibilidad para personas con discapacidad o movilidad reducida no tienen que ser votadas. Este tipo de obras actualmente son obligatorias por ley, e incluyen la instalación de rampas, ascensores y otros dispositivos. Por lo tanto si en una votación para la instalación de ascensores existiera algún propietario con discapacidad o movilidad reducida, la obra pasará a ser de carácter obligatorio independientemente del resultado de la votación del resto de propietarios.
5. Presidencia. Ningún vecino puede negarse ante esta responsabilidad, excepto que no pueda por causas mayores o vivir fuera y no poder hacerse cargo. En este caso tendrá que solicitarlo a un juez.

La figura del Administrador de Fincas Colegiado aporta a la comunidad de vecinos la seguridad de contar con un profesional que conoce no sólo los problemas más comunes de la comunidad, sino las soluciones que éstos requieren para lograr una buena convivencia.