Los vecinos de la comunidad están preocupados, el nuevo presidente ha hablado de la Protección de Datos y nadie sabe qué es ni qué deberían hacer… ¿Cuántas veces rellenamos y firmamos un documento sin saber muy bien qué implica realmente? ¿Sabemos qué seguridad existe cuando compartimos nuestros datos personales? En la Comunidad de Vecinos la administración de fincas tiene la respuesta.

Los Administradores de Fincas tratan toda la información de las Comunidades de Vecinos que administran y se apoyan en la ley para proteger a los ciudadanos. Velar por la seguridad de las personas no es sólo tarea de superhéroes de cómics.

La protección de los datos con los que trabajan es una de las misiones de los administradores. Para ello se adhieren a la Ley Orgánica 15/1999, de Protección de Datos de Carácter Personal con la finalidad de proteger los derechos y las libertades de las personas físicas que aparecen en los ficheros, y obliga a que tanto su creación como su destrucción sea previamente comunicada a la Agencia Española de Protección de Datos. Cada comunicante recibirá un código, que no servirá para abrir una caja fuerte, pero sí para realizar modificaciones o darse de baja.

¿Qué obligaciones debe cumplir el Administrador de Fincas?

El Administrador de Fincas, como encargado de recoger, grabar o conservar, entre otras funciones, datos confidenciales, debe cumplir con una serie de obligaciones:

• Establecer el modo en que los datos serán tratados.
• Cumplir con unas normas previas de seguridad para el tratamiento de los datos. También para evitar que se sufran pérdidas, daños o cambios.
• En el caso de tener que ceder información para fines profesionales, previamente recibir el consentimiento o la autorización del responsable.
• En el momento haya terminado el servicio, los datos deben ser devueltos o destruidos.
• Está prohibido ceder los datos a terceras personas.
• Debemos inscribir un fichero cuando disponemos de cámaras de vigilancia en la comunidad.
• Debe existir un fichero en el que se incluyan datos sobre clientes, empleados o distintos proveedores.
• Cada vez que se vayan a utilizar los ficheros de información se deberá informar a los vecinos previamente a su uso.

Por último, el Administrador de Fincas tiene el deber de devolver o destruir los datos una vez finalice sus servicios con la comunidad de vecinos. Pero aunque nuestra relación termine podéis confiar en los administradores de fincas, nosotros siempre guardamos el secreto profesional.

Se suele hablar de las capacidades a nivel profesional que debe tener un buen administrador pero obviamos en muchas ocasiones que su personalidad influye directamente sobre su trabajo y sus valores cobran una gran importancia a la hora de desempeñarlo. Por ello, lo que una comunidad de vecinos espera encontrar en su Administrador de Fincas es una persona honesta, que les transmita la confianza y fiabilidad necesaria para dejar su hogar en sus manos, que sea paciente y sobre todo dedicada a su trabajo.

El principal propósito del administrador de fincas es velar por la seguridad y el bienestar de la comunidad que administra. Por ello, su relación, aparte de llevar la contabilidad y la administración de sus bienes, se basa en la confianza que se le deposita para que vele por uno de los bienes más preciados de una familia.

• Un administrador sabe cómo solucionar los problemas que se plantean de una forma metódica y justa. Ante todo, adaptándose al código deontológico del Colegio de Administradores de Fincas y encontrando la solución que beneficie a todos en la medida de lo que sea posible.
• Por ello, el administrador es una persona que se caracteriza por su empatía. Es capaz de ponerse en el lugar de los otros: aquella persona que tiene un problema o que demanda una solución.
• El Administrador de Fincas Colegiado tiene habilidades para comunicarse de todas las formas posibles. Se le entiende perfectamente en una reunión cuando es él quien expone, pero también cuando manda una circular o un aviso al resto de vecinos. Cuando estamos hablando de un hogar, no debe haber lugar para confusiones.
• Un Administrador de Fincas considera la comunidad que administra su lugar de trabajo y se dedica por entero a ello, para conseguir el bienestar y la tranquilidad de sus administrados, prestando atención de sus consultas y tratando de hallar soluciones.
• Dispone de una cartera de proveedores a los que recurrir cuando exista alguna avería o se tenga que realizar alguna reforma. También saber cómo solicitar ayudas y cómo acelerar ciertos trámites.
• Existen momentos en los que el administrador debe mediar entre vecinos o entre vecinos y proveedores o directamente saber lidiar cuando los vecinos están en contra de lo que el propio administrador propone para el beneficio de la comunidad.

Y es que, los conocimientos previos que disponga un Administrador de Fincas son tan importantes como las aptitudes innatas que tenga esta persona.

Desde el Colegio de Administradores de Fincas realizan una serie de cursos y convenciones para mantener al día a los colegiados de las últimas novedades en administración de fincas y los posibles problemas a los que pueden ir enfrentándose.

En el día a día de una comunidad de vecinos surgen situaciones que hacen alterar la tranquilidad y el buen ambiente que reina en rellanos y patios. En unas ocasiones se deben a problemas económicos o impagos por parte de algún vecino, en otras a discusiones por esa maceta que ha amanecido rota, o simplemente por tener diferentes puntos de vista de un mismo problema…

Los 5 problemas más comunes en una comunidad de propietarios

1. Ruidos y molestias. Es el problema más frecuente. La normalidad de un hogar o una comunidad de vecinos está en la tranquilidad y el ambiente sosegado. Es comprensible que a ciertas horas exista bullicio por la existencia de niños y por haber más tráfico de personas en las zonas comunes. Pero los problemas y las discusiones empiezan cuando se realizan ruidos o fiestas en horas intempestivas. También cuando hay animales que molestan durante la noche y no permiten al resto de vecinos conciliar el sueño con normalidad.
2. Llegar a acuerdos para alquiler de las zonas comunes. (Terraza, azotea, casa del portero…). Se debe votar a favor o en contra, ya que aporta dinero a la comunidad pero también puede provocar problemas.
3. Pago de facturas. Una situación común es encontrarnos con vecinos que, debido a su situación de desempleo, no pueden hacer frente a las facturas de la comunidad, vecinos que quieren estar exentos de pagar ciertas facturas y vecinos que son morosos. En este último caso es aconsejable actuar con cautela por si existiera algún tipo de error o problema, de lo contrario no obtendremos solución alguna. Entonces, deberemos proceder a enviar un burofax o un aviso. Si el problema persiste, se debe pagar el adeudo entre toda la comunidad para después proceder a realizar un juicio y, en última instancia, empezar el proceso de embargo.
4. Mejoras en la comunidad. La instalación de un ascensor suele ser una de las mejoras más comunes en una comunidad de vecinos. La aprobación de ésta debe someterse a votación mayoritaria de propietarios, quienes costearán la obra. Los propietarios de bajos o locales comerciales en planta baja pueden resultar exonerados de los pagos. Sin embargo, las obras para mejorar la accesibilidad para personas con discapacidad o movilidad reducida no tienen que ser votadas. Este tipo de obras actualmente son obligatorias por ley, e incluyen la instalación de rampas, ascensores y otros dispositivos. Por lo tanto si en una votación para la instalación de ascensores existiera algún propietario con discapacidad o movilidad reducida, la obra pasará a ser de carácter obligatorio independientemente del resultado de la votación del resto de propietarios.
5. Presidencia. Ningún vecino puede negarse ante esta responsabilidad, excepto que no pueda por causas mayores o vivir fuera y no poder hacerse cargo. En este caso tendrá que solicitarlo a un juez.

La figura del Administrador de Fincas Colegiado aporta a la comunidad de vecinos la seguridad de contar con un profesional que conoce no sólo los problemas más comunes de la comunidad, sino las soluciones que éstos requieren para lograr una buena convivencia.

En la mayoría de comunidades de vecinos llega un momento en el que deben decidir si continuar gestionándola ellos mismos o si optar por contar con un profesional: un Administrador de Fincas. Éste aporta a la administración de la comunidad de viviendas su experiencia y conocimientos.

Pero no solo eso, es necesaria una garantía de que el administrador dispone de un aval que asegura que está dotado para desempeñar ese trabajo. Y de ello se encarga el Colegio de Administradores de Fincas. Algo que nos asegura que los profesionales dispondrán de los valores necesarios para ejercer.

¿Por qué elegir un Administrador de Fincas Colegiado?

Un Administrador de Fincas colegiado es sinónimo de calidad y garantía, y es que su previa formación y el respaldo que aporta el Colegio de Administradores hacen que tengan dotes de resolución de problemas y ayuda a la conservación de un inmueble.

Y es que, las principales garantías que debemos destacar de un Administrador de Fincas Colegiado son que dispone de uno de los títulos universitarios necesarios para poder formar parte del Colegio. Y estar formado en nuevas tecnologías (que también afectan al área de la vivienda), innovación y diferentes aspectos tanto en el área económica (administración, contabilidad…), legalidad… Y es que el Colegio les imparte una formación continua con cursos para que se encuentren al día en las últimas novedades que les atañen como administradores de fincas.

Además de los conocimientos, disponen de una serie de habilidades y responsabilidad para encargarse de la administración de cualquier bien inmueble.

El Colegio de Administradores de Fincas, al igual que el resto de colegios profesionales, vela por el buen hacer de los Administradores Colegiados, vigilando sus movimientos e interviniendo entre los administradores y sus administrados o entre los propios administradores.

Además, los colegiados disponen de una Póliza de Responsabilidad Civil mediante la cual el colegio responde ante su actividad profesional. Esto garantiza que, si existiera algún error o negligencia que supusiera un gasto o daño para la comunidad administrada, este seguro respondería por ello.

Además es aplicado el código Deontológico existente, mediante el cual se pondría en juicio cualquier actuación que no resultara ética. Por ello, podría ser expulsado del Colegio o sancionado por el mismo.

Por último, se debe destacar que el Colegio de Administradores de Fincas tiene convenios con la Administración Pública, por lo que se benefician, entre otras cosas, de la rapidez de sus trámites.

Es conocida la labor administrativa y contable que desempeñan los Administradores de Fincas, llevando las cuentas de la Comunidad, actualizando las facturas, convocando reuniones y juntas entre los vecinos, entre otras cosas. Todas estas tareas no son simples enumeraciones, son un trabajo constante que requiere de un esfuerzo y dedicación.

Y es que un buen Administrador de Fincas no solo administra, sino que vela por los intereses de sus administrados, trabajando a diario para hacer de esos hogares un sitio seguro en el que vivir. Y es que el principal valor que debe transmitir un Administrador es el de la tranquilidad.  Lo que un propietario desea es sentir bienestar dejando su bien más preciado en manos de quién lo administra, ya que aquello que una familia necesita es una persona cercana, con quien tratar en cualquier momento, que aclare las posibles dudas y tenga soluciones para cualquier problema.

Además, es muy importante el papel mediador. El buen administrador debe ejercer bien la labor de intermediación cuando existe un conflicto vecinal, o cuando se crea un problema con terceros.

El Administrador de Fincas Colegiado debe de ser una persona visible, no alguien con quien tratar vía telefónica, sino que tenga disponibilidad para acudir a su puesto de trabajo cuando sea necesario. Ya que este es un punto importante, que para el administrador su único trabajo es el de administrar la comunidad, no se puede tomar como un segundo empleo.

Debe destacar el compromiso hacia su trabajo, considerando el bienestar de sus administrados su principal finalidad.

Por lo tanto, podemos asegurarnos de que, contando con el respaldo del Colegio de Administradores de Fincas, dispondremos de un profesional que nos preste un servicio de calidad, cuyos intereses sean el bienestar de los hogares que administra. Y lo debe hacer como si cuidara de su propio hogar, como si quienes habitan bajo el techo de esa comunidad de vecinos fueran sus propios hijos.

Los períodos vacacionales se caracterizan por ser aquellos en los que más comunidades de vecinos deciden realizar la junta ordinaria debido, principalmente, a que es cuando más propietarios podrán estar disponibles. Las claves para que una reunión de vecinos tenga éxito pasan por organizar la convocatoria con antelación, definir previamente los objetivos y realizar de forma correcta el acta de la reunión. Presidir y administrar una finca es una tarea compleja y por ello, dejar esta labor en manos de un administrador de fincas colegiado nos permitirá estar más tranquilos y seguros de cara a la próxima junta de vecinos.

Las juntas están destinadas para la aprobación de presupuestos y cuentas, conocer la existencia de problemas y proponer soluciones, así como para la proposición de cambios que afecten al inmueble o los vecinos. Para ello se realizan votaciones con el fin de llegar a un acuerdo común. Reuniones obligatorias solamente es una de carácter ordinaria al año y, siempre que sean convocadas por el presidente o por el 25% de los propietarios (o cuotas), se podrá celebra una Junta General Extraordinaria el número de veces que se requiera.

Enumeración de los puntos del día, acuerdos, votaciones, registrar el nombres de los asistentes… Son algunas de las funciones que debemos asumir para una correcta elaboración del acta, que siempre debe existir con el fin de quedar todo fielmente registrado.

Pero, ¿qué temas se tratan en una Junta de Vecinos?

Las ayudas para las derramas y el bienestar de la comunidad son siempre un punto imprescindible en las Juntas de vecinos. Por otra parte, existen conflictos no económicos, del nivel de limpieza, mal uso de las instalaciones comunes o discusiones vecinales en las que se debe llegar a un acuerdo común entre todas las partes.

Una vez al año, también se realiza la cesión de poderes donde se cede el papel de presidente de la comunidad.

La función del Administrador de Fincas en una Junta de Vecinos

El papel, en estos casos, del Administrador de Fincas, es mediar entre el Presidente y el resto de propietarios para que no existan conflictos, se realicen las Juntas cuando sea necesario y se lleven las cuentas de forma clara y todos sean conscientes. Para que en un inmueble se contraten los servicios de un Administrador de Fincas, los vecinos deberán haberlo aprobado con mayoría en la anterior Junta de Vecinos.