Administradores de fincas colegiados también en segundas residencias

 

En el día a día las comunidades de vecinos se enfrentan a determinados problemas, incidencias y contratiempos para los cuales es necesario disponer de un Administrador de Fincas que esté formado y se tenga la garantía de que va a saber cómo solucionarlos, lo que se avala mediante el Colegio de Administradores de Fincas.

Ahora vamos a trasladarnos de estación, y de lugar de residencia, y ya no visualizamos a la familia en su hogar habitual, sino la que utilizan, por ejemplo, como residencia estival. Puede ser una urbanización situada cerca del mar.

Estas urbanizaciones suelen disponer de una piscina comunitaria, pistas de tenis o padel, jardines, parques y alguna zona multiusos donde realizar alguna fiesta durante el verano.

Si con los problemas que ofrece una residencia habitual es necesario disponer de un Administrador de Fincas, ¿no lo es en una residencia de verano?

Tengamos en cuenta que los problemas se pueden multiplicar durante estos meses, y más cuantos más bienes haya que administrar: control de plagas que aparecen con el calor, discusiones por el uso de zonas comunes, exceso de visitantes por parte de algunos vecinos, reparación del suelo de la piscina, aumento de gasto por el agua y la luz que se emplea en estas zonas…

Un Administrador de Fincas colegiado en este caso ofrece la garantía de que los administrados no se van a tener que preocupar por hallar la solución a esta serie de problemas, tan solo tendrán que trasladárselo, ya que él dispone de los proveedores adecuados para solucionar cada uno de ellos.

Además, el administrador es quien se encarga de mediar entre vecinos para resolver los conflictos habituales.

Durante estos meses de descanso los vecinos disponen de menos tiempo para ocuparse de la administración, algo que gestionará él mismo. Además, para cualquier incidencia o urgencia, se tiene la garantía de que estará disponible para prestar su ayuda.

Referencial de calidad en el servicio para Administradores de Fincas

 

Hablamos en muchas ocasiones de la calidad como un concepto poco demostrable y subjetivo, pero a veces cabe demostrar que realmente sí es de este modo.

Por ejemplo, decimos que un Administrador de Fincas colegiado se diferencia del resto porque el servicio que presta es de calidad.

Pero, ¿qué es la calidad en la Administración de Fincas?

No se trata de un concepto abstracto sino de algo que va regulado con un sello que lo verifica y que sería retirado en caso de no cumplir en un momento dado con los objetivos y los requisitos pertinentes. Se trata, por lo tanto, de un conjunto de elementos que han establecido conjuntamente La Universitat de Valencia y el Consejo Valenciano de Colegios de Administradores de Fincas.

¿Qué consideran imprescindible?

  • En primer lugar una correcta gestión administrativa de las comunidades velando por la transparencia.
  • Ofrecer a los clientes y administrados un buen trato y un excelente servicio.

¿Cuál es la finalidad del Referencial de Calidad?

La principal finalidad es que los Administradores de Fincas colegiados se diferencien del resto, por ello se les proporciona herramientas para que puedan desarrollar su estrategia de trabajo tanto a nivel interno como externo.

Conseguir con ello un mejor servicio para los usuarios, que es la principal vía por la que pueden diferenciarse y la vía por la que va a repercutir en una mejora de su imagen.

Beneficios de disponer del certificado de calidad AENOR para Administradores de Fincas colegiados

  • Aportar ayuda al administrador en su doble vertiente como administrador de comunidades y como gerente de su negocio.
  • Se crea una diferenciación de cara a los clientes y los posibles clientes.
  • El Referencial de calidad ayuda también en la mejora de procesos y tiempos, la gestión interna y la atención que se presta a los clientes.
  • El extracto de información que beneficia la toma de decisiones.

En definitiva, podemos determinar que la calidad es importante para los servicios que prestamos, pero también lo es que dispongamos de algo que lo acredite y que transmita esa confianza y ese saber hacer.

La marca del administrador de fincas

 

Acaba de dictar la Sala 3ª del Tribunal Supremo una interesantísima sentencia de fecha 8 de noviembre de 2016 por la que fija el criterio acerca de la denominación de quien puede gestionar una comunidad de vecinos y quien puede denominarse como «administración de fincas» en el ejercicio de su profesión. Así las cosas, se planteó una reclamación ante la Oficina de Patentes y Marcas en este caso por el Consejo General de Colegios de administradores de fincas contra el uso de la denominación profesional de administradores de fincas y su inscripción en la citada oficina, habida cuenta que la marca de administrador de fincas está inscrita para la prestación de servicios de gestión de comunidades de vecinos y se entendía por el citado Consejo General que el uso de esa denominación profesional vulneraba la previa inscripción de la marca «administrador de fincas», que representaba al colectivo incluido en los colegiados que están inscritos en los diferentes colegios territoriales de España de administradores de fincas.

En definitiva, de lo que se trataba con este recurso es de respetar las denominaciones profesionales que tienen un respaldo habilitante para que sean reconocidas en el ejercicio y desempeño de las actividades profesionales, ya que la absoluta liberalización de servicios, o del uso indiscriminado de denominaciones profesionales no es posible, salvo que se pretendan vulnerar las inscripciones de marca y los derechos consolidados por los colectivos que de forma organizada y colegiada ejercen sus actividades profesionales. Y ello, con la cobertura de una organización y con absoluto respeto a las reclamaciones que pueda realizar un particular por la prestación de un servicio, ya que puede acudir al colegio profesional al que pertenece, posibilidad u opción que no puede realizarse si se contrata con quien no pertenece a esta esfera organizativa.

Y en este caso, el Tribunal Supremo ha sido muy claro y contundente en el respeto de las profesiones colegiadas y la apuesta por la calidad que evidencian quienes pertenecen a los colectivos que están regulados y amparados por la colegiación, frente a esa extraña idea de que la colegiación es algo negativo, lo que solo se puede ver desde el prisma de que la desregulación favorece la idea de que todo vale y que la calidad es lo último que importa a quien ofrece un servicio, si lo que pretende es captar al cliente como sea sin importarle si el servicio se prestará de forma adecuada o no. Así, el Alto Tribunal destaca que la marca «Administrador de fincas» es habitual para designar a los profesionales dirigidos al servicio y conservación de los bienes, asesoramiento de cuestiones relativas a bienes inmuebles y específicamente la gestión de las comunidades de propietarios en régimen de propiedad horizontal, para cuyo ejercicio se dispone en el Real Decreto 693/1968, de 1 de abril que será requisito indispensable estar colegiado en la corporación que se crea por este Real Decreto, para lo cual se constituyen diferentes colegios profesionales. El Tribunal Supremo viene, pues, a declarar no válida la marca relativa a «administradores de fincas» como asociación si no se pertenece al colegio profesional de administradores de fincas, ya que crea confusión en el mercado, que es lo que se trata de proteger con el registro de las marcas. Y en este caso, con la gravedad de que está identificando a una profesión de un colectivo entero de profesionales que están actuando con la cobertura de los distintos colegios profesionales. Y por ello, no se puede crear confusión en el mercado de las actividades profesionales, y menos en la de la gestión de las comunidades de vecinos por el volumen de servicios que ello conlleva, si no se pertenece a uno de los colegios profesionales de administradores de fincas debidamente constituidos.

Lo que el Tribunal Supremo pretende destacar, y esto es lo importante de la sentencia, es que con el uso público o inscripción de una marca que lleve el componente de administradores de fincas sin pertenecer a un colegio profesional de estas características se crea confusión en el consumidor por entender que la empresa o asociación que se autodenomina con ese término distintivo pertenece a uno de los colegios profesionales que están debidamente inscritos tras la aprobación del citado Real Decreto 693/1968. Y la confusión en el mercado de los consumidores de servicios es lo que se debe descartar tras esta sentencia de gran interés e importancia en el terreno de la delimitación de la actividad de prestación de servicios. Además, esta sentencia tiene la trascendencia pública de sentar el criterio contrario al que imperó en la pasada legislatura de apostar por una absoluta liberalización de servicios profesionales que lo único que hubiera provocado es un descenso grave en la calidad de la actividad de servicios a los ciudadanos y con ello un incremento de la mala praxis profesional. Sentencia, pues, de relevancia y trascendencia que debería dar lugar a una normativa nueva que apostara por la exclusividad de muchas profesiones que deberían regularse bajo el paraguas de la colegiación obligatoria. Y todo por un mejor servicio y una mayor garantía a los ciudadanos receptores y clientes de esos servicios.

Vicente Magro Servet

Magistrado de la Audiencia Provincial de Madrid

Sentencia del Tribunal Supremo

¿Qué es la confianza y por qué basarnos en ella para elegir un Administrador?

La confianza, en este caso, depositada en otra persona, es la esperanza de que ésta actúe como se desea. Por lo tanto, cuando confiamos en una persona, lo que esperamos es que sus acciones tengan que ver con lo que se ha pactado o lo que se ha tratado en una conversación anterior.

En la mayoría de ocasiones, debido a la profesionalidad o el cargo, se sobreentiende que en esa persona se puede confiar, que va a responder de forma óptima con sus acciones.

Cuando se le confía a alguien la seguridad del propio hogar, como en el caso de los administradores de fincas, se desea que esta persona inspire ciertos valores que ayuden a dar el paso para elegirlo.

¿Qué nos transmite confianza en un Administrador de Fincas?

En ocasiones a primera vista se sabe si se puede confiar o no en alguien, pero tras establecer una conversación sobre las acciones que se van a llevar a cabo y en lo que va a contribuir el administrador a la comunidad, se puede intuir su forma de trabajar.

Un Administrador, por lo tanto, debe transmitir tranquilidad, demostrando que dejando esos hogares en sus manos van a sentirse seguros.

La disponibilidad y la entrega hacia su trabajo. Que los vecinos sientan que no simplemente cumple sus horas de visita a la comunidad, sino que, en caso de ser necesario, va a acudir a prestar su ayuda y a encontrar las soluciones adecuadas.

Y este es un punto importante: las soluciones. Un administrador a primera vista debe inspirar saber hacer, que se siente en su terreno de trabajo hallando soluciones a los problemas que se dan en una comunidad de vecinos, que no se siente incómodo tratando con la gente y mediando cuando existen conflictos.

En conclusión, la confianza en un administrador de vecinos es la unión de todas sus competencias, lo que da como resultado un profesional en su trabajo. Diferentes atributos que le dotan de confianza suficiente como para confiarle el bienestar de un conjunto de hogares.

Los espacios comunes en la comunidad de vecinos

En una comunidad de vecinos, podemos denominar espacios comunes desde el rellano, la terraza, la recepción o el ascensor de un edificio hasta la piscina, zonas de descanso, pistas de pádel… en una comunidad más amplia, tipo urbanización.

Los conflictos que puedan surgir en uno u otro caso tampoco son los mismos, ya que suele ir en proporción de la cantidad de bienes comunes de los que se pueda disfrutar.

¿Qué conflictos se dan en los espacios comunes de una comunidad de vecinos?

  • El abuso continuado de las zonas comunes. Las zonas comunes están para utilizarlas, pero sin realizar mal uso. El ejemplo más continuado es la excesiva recepción de visitas a la piscina o jardines, y que estas visitas sean numerosas.
  • Utilizar las zonas comunes como una ampliación de las suyas propias. Este caso se suele dar en las terrazas o azoteas.
  • Zona de aparcamiento o garaje. En estos casos, quedan zonas desocupadas por motivos de espacio o para mejorar los movimientos de los vehículos. Pero en ocasiones estos espacios son utilizados para realizar una ampliación de su propia zona, para aparcar otro vehículo o almacenar cosas.
  • El mal uso de las zonas comunes. Utilizar estos espacios y después no recoger los escombros o dejarlo en mal estado.
  • Realizar sin permiso de la comunidad de vecinos la instalación de un aire acondicionado en la fachada, un toldo o cerrar la terraza. La imagen exterior debe guardar, en muchos casos, una consonancia.  

¿Cómo solucionar estos conflictos?

La mayoría de estos comportamientos no están contemplados por la legislación como válidos, por lo tanto se deben aprobar medidas por toda la comunidad para acordar cuáles de esos comportamientos se podrán realizar y cuáles no.

En este punto entra en juego el administrador de fincas, que debe de ser consciente de las irregularidades en el uso de las zonas comunes por parte de los vecinos y convocar una junta extraordinaria o incluirlo en el acta de la próxima junta ordinaria. En este caso, el administrador debe mediar escuchando ambas partes y aplicando su experiencia y sentido común en hallar la solución adecuada a cada conflicto.

Si tras informar al vecino de estas infracciones se siguen sucediendo estas malas prácticas, se puede remitir una demanda judicial por parte de la comunidad de vecinos o por parte de aquellos vecinos afectados.

El Administrador de Fincas y la Protección de Datos

Los vecinos de la comunidad están preocupados, el nuevo presidente ha hablado de la Protección de Datos y nadie sabe qué es ni qué deberían hacer… ¿Cuántas veces rellenamos y firmamos un documento sin saber muy bien qué implica realmente? ¿Sabemos qué seguridad existe cuando compartimos nuestros datos personales? En la Comunidad de Vecinos la administración de fincas tiene la respuesta.

Los Administradores de Fincas tratan toda la información de las Comunidades de Vecinos que administran y se apoyan en la ley para proteger a los ciudadanos. Velar por la seguridad de las personas no es sólo tarea de superhéroes de cómics.

La protección de los datos con los que trabajan es una de las misiones de los administradores. Para ello se adhieren a la Ley Orgánica 15/1999, de Protección de Datos de Carácter Personal con la finalidad de proteger los derechos y las libertades de las personas físicas que aparecen en los ficheros, y obliga a que tanto su creación como su destrucción sea previamente comunicada a la Agencia Española de Protección de Datos. Cada comunicante recibirá un código, que no servirá para abrir una caja fuerte, pero sí para realizar modificaciones o darse de baja.

¿Qué obligaciones debe cumplir el Administrador de Fincas?

El Administrador de Fincas, como encargado de recoger, grabar o conservar, entre otras funciones, datos confidenciales, debe cumplir con una serie de obligaciones:

  • Establecer el modo en que los datos serán tratados.
  • Cumplir con unas normas previas de seguridad para el tratamiento de los datos. También para evitar que se sufran pérdidas, daños o cambios.
  • En el caso de tener que ceder información para fines profesionales, previamente recibir el consentimiento o la autorización del responsable.
  • En el momento haya terminado el servicio, los datos deben ser devueltos o destruidos.
  • Está prohibido ceder los datos a terceras personas.
  • Debemos inscribir un fichero cuando disponemos de cámaras de vigilancia en la comunidad.
  • Debe existir un fichero en el que se incluyan datos sobre clientes, empleados o distintos proveedores.
  • Cada vez que se vayan a utilizar los ficheros de información se deberá informar a los vecinos previamente a su uso.

Por último, el Administrador de Fincas tiene el deber de devolver o destruir los datos una vez finalice sus servicios con la comunidad de vecinos. Pero aunque nuestra relación termine podéis confiar en los administradores de fincas, nosotros siempre guardamos el secreto profesional.

Mediación: una herramienta para la solución pacífica de conflictos

 

Nos complace informaros que iniciamos la formación para capacitar a la nueva promoción de mediadores del CEMEI (Centro de Mediación Inmobiliaria).

 

 

 

TODOS/AS los compañeros/as COLEGIADOS/AS, pueden optar a esta formación tan necesaria en nuestra profesión, y formar parte del Registro de Mediadores del CEMEI. También el personal del despacho o cualquier persona interesada en la misma.

En nuestra experiencia personal, para los compañeros mediadores, esta formación ha significado un antes y un después en el tratamiento de los conflictos que tan habitualmente nos encontramos en la gestión de las comunidades.

Por eso, os animamos a que lo experimentéis y adquiráis las habilidades y herramientas que esta formación os entregará.

También somos conscientes de que en la actualidad la mediación está «de moda» y afloran numerosos cursos y talleres. Ha sido nuestro principal objetivo programar una formación de óptima calidad y experiencia práctica, que te aportará los conocimientos para analizar, abordar y gestionar los conflictos de una manera eficiente, resolutiva y pacífica. Sobre todo, con menor coste personal y emocional.

Hemos intentado acoplar también las fechas de las clases de forma que no coincidan con periodos de liquidaciones trimestrales, ni de impuestos, para facilitar la asistencia a los talleres prácticos. Las clases teóricas se realizan online, para que no tengas que desplazarte.

Se ha ajustado al máximo el precio de esta formación de gran calidad, con expertos mediadores que llevan ejerciendo esta profesión durante más de 25 años. Así mismo, existen facilidades de pago aplazado.

 

Puedes matricularte en el curso completo, o en el primer módulo, si lo deseas.

Llama al colegio 96 315 31 32 e informate ya.

 

Un abrazo mediador,

 

Virginia Madrid del Toro

Directora de la Comisión de Mediación

Los valores de un buen Administrador de Fincas

Se suele hablar de las capacidades a nivel profesional que debe tener un buen administrador pero obviamos en muchas ocasiones que su personalidad influye directamente sobre su trabajo y sus valores cobran una gran importancia a la hora de desempeñarlo. Por ello, lo que una comunidad de vecinos espera encontrar en su Administrador de Fincas es una persona honesta, que les transmita la confianza y fiabilidad necesaria para dejar su hogar en sus manos, que sea paciente y sobre todo dedicada a su trabajo.

El principal propósito del administrador de fincas es velar por la seguridad y el bienestar de la comunidad que administra. Por ello, su relación, aparte de llevar la contabilidad y la administración de sus bienes, se basa en la confianza que se le deposita para que vele por uno de los bienes más preciados de una familia.

  • Un administrador sabe cómo solucionar los problemas que se plantean de una forma metódica y justa. Ante todo, adaptándose al código deontológico del Colegio de Administradores de Fincas y encontrando la solución que beneficie a todos en la medida de lo que sea posible.
  • Por ello, el administrador es una persona que se caracteriza por su empatía. Es capaz de ponerse en el lugar de los otros: aquella persona que tiene un problema o que demanda una solución.
  • El Administrador de Fincas Colegiado tiene habilidades para comunicarse de todas las formas posibles. Se le entiende perfectamente en una reunión cuando es él quien expone, pero también cuando manda una circular o un aviso al resto de vecinos. Cuando estamos hablando de un hogar, no debe haber lugar para confusiones.
  • Un Administrador de Fincas considera la comunidad que administra su lugar de trabajo y se dedica por entero a ello, para conseguir el bienestar y la tranquilidad de sus administrados, prestando atención de sus consultas y tratando de hallar soluciones.
  • Dispone de una cartera de proveedores a los que recurrir cuando exista alguna avería o se tenga que realizar alguna reforma. También saber cómo solicitar ayudas y cómo acelerar ciertos trámites.
  • Existen momentos en los que el administrador debe mediar entre vecinos o entre vecinos y proveedores o directamente saber lidiar cuando los vecinos están en contra de lo que el propio administrador propone para el beneficio de la comunidad.

Y es que, los conocimientos previos que disponga un Administrador de Fincas son tan importantes como las aptitudes innatas que tenga esta persona.

Desde el Colegio de Administradores de Fincas realizan una serie de cursos y convenciones para mantener al día a los colegiados de las últimas novedades en administración de fincas y los posibles problemas a los que pueden ir enfrentándose.

Los 5 conflictos más frecuentes en Comunidades de vecinos

En el día a día de una comunidad de vecinos surgen situaciones que hacen alterar la tranquilidad y el buen ambiente que reina en rellanos y patios. En unas ocasiones se deben a problemas económicos o impagos por parte de algún vecino, en otras a discusiones por esa maceta que ha amanecido rota, o simplemente por tener diferentes puntos de vista de un mismo problema…

Los 5 problemas más comunes en una comunidad de propietarios

  1. Ruidos y molestias. Es el problema más frecuente. La normalidad de un hogar o una comunidad de vecinos está en la tranquilidad y el ambiente sosegado. Es comprensible que a ciertas horas exista bullicio por la existencia de niños y por haber más tráfico de personas en las zonas comunes. Pero los problemas y las discusiones empiezan cuando se realizan ruidos o fiestas en horas intempestivas. También cuando hay animales que molestan durante la noche y no permiten al resto de vecinos conciliar el sueño con normalidad.
  2. Llegar a acuerdos para alquiler de las zonas comunes. (Terraza, azotea, casa del portero…). Se debe votar a favor o en contra, ya que aporta dinero a la comunidad pero también puede provocar problemas.
  3. Pago de facturas. Una situación común es encontrarnos con vecinos que, debido a su situación de desempleo, no pueden hacer frente a las facturas de la comunidad, vecinos que quieren estar exentos de pagar ciertas facturas y vecinos que son morosos. En este último caso es aconsejable actuar con cautela por si existiera algún tipo de error o problema, de lo contrario no obtendremos solución alguna. Entonces, deberemos proceder a enviar un burofax o un aviso. Si el problema persiste, se debe pagar el adeudo entre toda la comunidad para después proceder a realizar un juicio y, en última instancia, empezar el proceso de embargo.
  4. Mejoras en la comunidad. La instalación de un ascensor suele ser una de las mejoras más comunes en una comunidad de vecinos. La aprobación de ésta debe someterse a votación mayoritaria de propietarios, quienes costearán la obra. Los propietarios de bajos o locales comerciales en planta baja pueden resultar exonerados de los pagos. Sin embargo, las obras para mejorar la accesibilidad para personas con discapacidad o movilidad reducida no tienen que ser votadas. Este tipo de obras actualmente son obligatorias por ley, e incluyen la instalación de rampas, ascensores y otros dispositivos. Por lo tanto si en una votación para la instalación de ascensores existiera algún propietario con discapacidad o movilidad reducida, la obra pasará a ser de carácter obligatorio independientemente del resultado de la votación del resto de propietarios.
  5. Presidencia. Ningún vecino puede negarse ante esta responsabilidad, excepto que no pueda por causas mayores o vivir fuera y no poder hacerse cargo. En este caso tendrá que solicitarlo a un juez.

La figura del Administrador de Fincas Colegiado aporta a la comunidad de vecinos la seguridad de contar con un profesional que conoce no sólo los problemas más comunes de la comunidad, sino las soluciones que éstos requieren para lograr una buena convivencia.